الوصف الوظيفي
تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد
المحافظة على المظهر العام للمكتب
جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
كتابة محاضر الاجتماعات والجلسات
إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة
تولي مهام الإدارة المالية
إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن
إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب
ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
إعداد التقارير الإحصائية.
إدارة جداول البيانات.
استقبال الزوار وتحيتهم.
إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه
التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر ٫ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير.
استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
التوقيع على الطرود البريدية
إدارة الموارد البشرية واعداد العقود
العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر
اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها
المهارات
اجادة اللغة الانجليزية بطلاقة تحدث وكتابة
معرفة بالمحاسبة والمالية
مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية والمحمولة باحترافيه
معرفه بالموارد البشرية
تفاصيل الوظيفة
منطقة الوظيفة جدة, المملكة العربية السعودية
قطاع الشركة خدمات تكنولوجيا المعلومات
طبيعة عمل الشركة صاحب عمل (القطاع الخاص)
الدور الوظيفي سكرتارية
نوع التوظيف دوام كامل
الراتب الشهري $1,500 - $2,000
عدد الوظائف الشاغرة 1
المرشح المفضل
المستوى المهني متوسط الخبرة
عدد سنوات الخبرة الحد الأدنى: 2 الحد الأقصى: 5
الشهادة بكالوريوس/ دبلوم عالي
*** تقدم على الرابط التالي : Apply on the following link ***
https://www.bayt.com/ar/saudi-arabia/jobs/executive-secretary-%D8%B3%D9%83%D8%B1%D8%AA%D9%8A%D8%B1-%D8%AA%D9%86%D9%81%D9%8A%D8%B0%D9%8A-4116770/
You can register your CV at bayt.com to apply for premium jobs.
Printable Page 
Report Advertisement